Descubre cómo afiliar a tus primeros empleados al sistema de seguridad social en Colombia. Guía práctica para empresarios y pymes en 2025.
Si eres un nuevo empresario o estás creando tu pyme, uno de los primeros pasos legales y administrativos que debes cumplir en Colombia es afiliar a tus empleados al sistema de seguridad social. No hacerlo puede generar sanciones, demandas laborales y complicaciones con la UGPP.
En esta guía práctica aprenderás cómo funciona la seguridad social en Colombia, cuáles son las obligaciones de tu empresa y los pasos concretos para afiliar a tus primeros trabajadores sin errores.
¿Qué es la seguridad social en Colombia?
La seguridad social es un sistema de protección integral que garantiza a los trabajadores y sus familias acceso a salud, pensión y protección en caso de accidentes laborales. Está regulada principalmente por la Ley 100 de 1993 y normas posteriores.
Incluye cuatro componentes principales:
- Salud (EPS): acceso a atención médica y hospitalaria.
- Pensión (AFP o Colpensiones): ahorro para la vejez e invalidez.
- ARL (Administradora de Riesgos Laborales): cobertura en caso de accidente de trabajo o enfermedad laboral.
- Cajas de compensación familiar: beneficios sociales como subsidios, recreación y formación
¿Por qué es obligatorio afiliar a tus empleados?
La afiliación al sistema de seguridad social no es opcional, es un requisito legal. Según la legislación colombiana:
- Todo empleador debe afiliar a sus trabajadores desde el primer día de contrato.
- No hacerlo puede generar multas de la UGPP que superan los 5.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV).
- Además, un trabajador sin seguridad social puede demandar a la empresa por incumplimiento laboral.
En resumen: afiliar a tus empleados es proteger tu negocio y cumplir con la ley.
Paso a paso: Cómo afiliar a tus primeros empleados
Si estás comenzando como empresario, este es el proceso que debes seguir:
1. Registro de la empresa
- Inscribe tu empresa en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).
- Define el tipo de empleador: persona natural, pyme, sociedad, etc.
- Obtén el código de aportante que usarás para pagar mensualmente.
2. Selección de entidades
Cada trabajador tiene derecho a escoger sus entidades, pero la empresa debe garantizar la afiliación:
- EPS: Ejemplo: Sanitas, Sura, Nueva EPS.
- Fondo de pensiones: Colpensiones o fondos privados (Protección, Porvenir, Colfondos, Skandia).
- ARL: Escogida por el empleador según la actividad económica (Sura, Positiva, Colmena, AXA Colpatria, entre otras).
- Caja de compensación: Cafam, Compensar, Comfama, etc.
3. Afiliación individual del trabajador
- Diligencia el formulario de cada entidad.
- Adjunta copia del contrato laboral y documento de identidad.
- Verifica que el sistema arroje la aceptación de la afiliación.
4. Pago mensual en la planilla PILA
- Debes pagar cada mes los aportes de seguridad social, que corresponden aproximadamente al 28,5% del salario del trabajador (distribuido entre empleador y empleado).
- El no pago oportuno genera intereses de mora y sanciones.
¿Qué pasa si no afilias a tus empleados?
Las consecuencias pueden ser graves:
- Sanciones de la UGPP: multas millonarias por evasión de aportes.
- Demandas laborales: el trabajador puede exigir indemnizaciones.
- Inhabilidad empresarial: tu empresa puede quedar en listas negras para contratación pública.
- Responsabilidad total: si ocurre un accidente laboral sin ARL, el empleador debe asumir todos los gastos médicos e indemnizaciones.
Imagina que un emprendedor contrata a su primer empleado con un salario de $1.500.000 pero no lo afilia al sistema. A los tres meses, el trabajador sufre un accidente laboral.
- La atención médica puede costar más de $20 millones.
- Como no estaba afiliado a una ARL, la empresa debe cubrir todos los gastos.
- Además, la UGPP podría imponerle una multa superior a los $80 millones por evasión de aportes.
En cambio, si el empleador hubiese afiliado al trabajador desde el inicio, solo pagaría mensualmente la cotización a seguridad social (alrededor de $427.500 en este caso).
Seguridad social y emprendimiento: lo que debes tener en cuenta
- No importa si tienes un solo empleado, la obligación es la misma que para una gran empresa.
- Afiliar correctamente desde el inicio te protege ante riesgos legales y financieros.
- Contar con un aliado especializado evita errores en la planilla PILA, que son una de las causas más frecuentes de sanciones.
¿Cómo ayuda Zolutti a nuevos empresarios?
En Zolutti entendemos que para un emprendedor el mundo de la seguridad social puede ser confuso. Por eso ofrecemos:
- Asesoría personalizada para afiliar a tus primeros empleados.
- Creación de empresa en el sistema de seguridad social, sin errores ni retrasos.
- Gestión de la planilla PILA, evitando sanciones por pagos incorrectos.
- Capacitación básica para que sepas cómo cumplir con la normativa desde el inicio.
Así garantizas que tu negocio crezca sólido y en regla, sin preocuparte por trámites complejos.
La seguridad social es un pilar fundamental en Colombia y una de las primeras responsabilidades de cualquier empresario. Afiliar a tus empleados desde el primer día no solo es un requisito legal, sino una forma de proteger tu empresa y dar confianza a tu equipo de trabajo.
Con Zolutti tienes un aliado estratégico que se encarga de los procesos administrativos, para que tú te concentres en lo más importante: hacer crecer tu empresa.
