La gestión de incapacidades laborales es un proceso clave para cualquier empresa en Colombia. Sin embargo, muchas veces se convierte en un reto debido a la complejidad de los trámites y la necesidad de cumplir con los tiempos y requisitos exigidos por la ley. En este artículo, desde Zolutti, expertos en outsourcing de seguridad social, te explicamos quién puede ayudarte con la radicación y el cobro de incapacidades en tu empresa, y cómo hacerlo de forma eficiente para asegurar el bienestar de tus colaboradores y la salud financiera de tu negocio.

¿Qué es la radicación de incapacidades?
La radicación de incapacidades es el proceso mediante el cual la empresa entrega a la EPS (Entidad Promotora de Salud) o ARL (Administradora de Riesgos Laborales) los documentos que justifican la ausencia laboral de un trabajador por enfermedad común o accidente de trabajo.
Este trámite es fundamental para que el empleado reciba el pago correspondiente y para que la empresa pueda solicitar el reembolso o recobro de los montos pagados durante el tiempo de incapacidad.
¿Por qué es importante la correcta radicación de incapacidades?
- Garantiza el pago oportuno al trabajador: La incapacidad debe ser presentada en los plazos establecidos para que la EPS o ARL reconozcan y paguen los subsidios de salud.
- Permite a la empresa solicitar el recobro: En ciertos casos, la empresa adelanta el pago de incapacidades y luego solicita el reembolso a la EPS o ARL.
- Evita sanciones y multas: La falta o retraso en la radicación puede acarrear sanciones administrativas.
- Mantiene la correcta contabilidad y control interno: Un manejo adecuado facilita auditorías y la gestión financiera.
¿Quién puede ayudarte con la radicación y el cobro de incapacidades?
- El área de recursos humanos o seguridad social de la empresa
Normalmente, esta área se encarga de recopilar, verificar y enviar las incapacidades a las entidades responsables. - Empresas especializadas en outsourcing de seguridad social
Compañías como Zolutti ofrecen un servicio integral que incluye la gestión, radicación y seguimiento de incapacidades, reduciendo errores y tiempos de trámite. - Software de gestión laboral y de seguridad social
Existen plataformas tecnológicas que facilitan el proceso, generan reportes y automatizan la radicación. - Asesoría legal y contable especializada
En casos complejos o disputas con EPS/ARL, es importante contar con apoyo experto para defender los derechos de la empresa y los trabajadores.
¿Cómo funciona el proceso de cobro o recobro de incapacidades?
- La empresa paga al trabajador el subsidio por incapacidad, normalmente a partir del cuarto día de ausencia.
- Luego, la empresa presenta la incapacidad a la EPS o ARL, quien debe reembolsar el monto pagado, siempre que la incapacidad sea válida.
- Este proceso requiere un seguimiento riguroso para evitar demoras o rechazos en el pago.
- En caso de inconsistencias, la empresa debe gestionar aclaraciones y presentar documentación adicional.
Beneficios de tercerizar la radicación y cobro de incapacidades con Zolutti
- Ahorro de tiempo y recursos internos
- Reducción de errores y sanciones
- Mayor control y transparencia en los procesos
- Asesoría especializada para resolver inconsistencias
- Optimización de flujos de caja mediante cobros oportunos