Lo que debe saber tu empresa sobre incapacidades, maternidad y paternidad en 2025

En Colombia, la normativa sobre incapacidades laborales, licencias de maternidad y paternidad ha tenido ajustes clave en 2025 con la entrada en vigor de algunas disposiciones de la reforma laboral. Si tu empresa no está actualizada, puede incurrir en errores costosos, sanciones y retrasos en el recobro ante EPS o ARL. En este artículo te explicamos los puntos más importantes.

Incapacidades laborales:

¿Qué cubre cada entidad?

  • EPS (Entidad Promotora de Salud): cubre incapacidades por enfermedad general a partir del día 3. La empresa cubre los dos primeros días.
  • ARL (Administradora de Riesgos Laborales): cubre incapacidades por accidentes o enfermedades laborales desde el día 1.
  • Fondo de Pensiones: si la incapacidad supera los 180 días, el caso puede trasladarse al fondo de pensiones para pensión por invalidez.

Recomendación: asegúrate de radicar cada incapacidad correctamente, dentro de los plazos establecidos y con la documentación completa. Un error frecuente es enviar soportes incompletos, lo que retrasa el proceso y afecta la liquidez de la empresa.


Licencia de maternidad y paternidad: lo que cambió en 2025

Con la reforma laboral en curso, la licencia de maternidad se mantiene en 18 semanas pagadas por la EPS, pero hay nuevas obligaciones:

  • La empresa debe reportar oportunamente el inicio y finalización de la licencia en el sistema de nómina electrónica.
  • En caso de parto múltiple o prematuro, se puede extender la licencia. Es obligación de la empresa informar a la EPS dentro de los 5 días hábiles posteriores al nacimiento.

La licencia de paternidad, por su parte, se extendió a 15 días hábiles, y aplica también para padres adoptantes. Este beneficio también lo paga la EPS, pero solo si el trabajador cotiza mínimo 100 semanas continuas o discontinuas en los últimos 3 años.


Obligaciones para las empresas en 2025

  1. Reportar novedades a tiempo en la planilla PILA y en la nómina electrónica.
  2. Gestionar incapacidades en línea usando plataformas seguras, evitando errores manuales.
  3. Actualizar políticas internas frente a ausencias por maternidad, paternidad e incapacidades prolongadas.
  4. Tener controles de verificación para evitar glosas y devoluciones por parte de las EPS o ARL.

¿Cómo evitar sanciones o pérdidas económicas?

  • No cumplir los plazos de radicación puede hacer perder el derecho al recobro.
  • El no pago de seguridad social de forma correcta puede generar sanciones de hasta el 5% mensual del total de aportes omitidos.
  • Las inconsistencias en los reportes a la UGPP pueden resultar en sanciones por inexactitud o evasión.

¿Tu empresa necesita ayuda?

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  • Gestionar y radicar incapacidades.
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  • Prepararse frente a los cambios normativos de la reforma laboral.
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