¿Su empresa pagó salarios durante incapacidades médicas de sus trabajadores y nunca reclamó ese dinero a la EPS? Si la respuesta es sí, no está solo. Miles de empresas colombianas pierden cada año sumas significativas porque no gestionan a tiempo el recobro de las incapacidades no reclamadas a la EPS. Lo más preocupante es que este dinero tiene fecha de vencimiento: la ley establece un término de prescripción que, una vez superado, hace prácticamente imposible recuperarlo. En Zolutti lo vemos con frecuencia, y por eso preparamos esta guía para que sepa exactamente qué hacer. 💼
¿Qué son las incapacidades no reclamadas a la EPS?
🏥 Cuando un trabajador se enferma o sufre un accidente de origen común, la empresa generalmente sigue pagando su salario durante el período de incapacidad. Sin embargo, a partir del cuarto día de incapacidad, la obligación de pagar le corresponde a la EPS, no al empleador. Lo que ocurre en la práctica es que la empresa adelanta ese dinero al trabajador y luego tiene el derecho —y el deber— de recobrarle ese valor a la EPS.
Las incapacidades no reclamadas a la EPS son precisamente esos pagos que el empleador realizó y que nunca gestionó ante la entidad promotora de salud para recuperarlos. Esto ocurre tanto en incapacidades de corta duración como en casos más prolongados que pueden representar sumas considerables para la nómina de la empresa.
El fundamento legal está en el Decreto 2943 de 2013 y en el Decreto 780 de 2016 (artículo 2.1.3.4), que regulan el pago de incapacidades por enfermedad general y establecen con claridad que la EPS debe reconocer y pagar el subsidio correspondiente al empleador o directamente al trabajador, según el caso.
⚠️ Alerta legal: El término de prescripción para reclamar incapacidades ante la EPS es de tres (3) años, contados desde la fecha en que se causó el derecho al pago, según lo dispuesto en el artículo 41 del Decreto 1406 de 1999 y jurisprudencia reiterada de la Corte Suprema de Justicia. Después de ese plazo, la EPS puede negarse legalmente a reconocer el valor.
Causas frecuentes por las que se pierden estos pagos
💡 La primera causa es la falta de un proceso interno claro. Muchas empresas, especialmente las pequeñas y medianas, no tienen un protocolo definido para radicar incapacidades ante la EPS. El área de recursos humanos recibe el certificado médico, lo archiva y nadie más hace seguimiento. El tiempo pasa y el dinero se queda en manos de la EPS.
La segunda causa es la alta rotación de personal administrativo. Cuando cambia el encargado de nómina o de gestión humana, la información sobre incapacidades pendientes muchas veces no se transfiere adecuadamente. Esto genera vacíos en el control y, eventualmente, la pérdida del derecho a reclamar.
Otro motivo frecuente es la confusión entre incapacidades de origen común y de origen laboral. Las primeras las paga la EPS; las segundas, la ARL. Cuando el personal no tiene claro este criterio, radica en la entidad equivocada o simplemente no radica porque no sabe a quién cobrarle.
Finalmente, muchas empresas subestiman el valor acumulado de estas incapacidades. Una incapacidad de cinco días puede parecer insignificante, pero cuando se multiplica por decenas de trabajadores a lo largo de un año, el total puede superar varios millones de pesos que la empresa simplemente está regalando. 💼
Pasos para reclamar su dinero antes de que prescriba
✅ Antes de iniciar cualquier trámite, haga un inventario histórico de las incapacidades de sus trabajadores en los últimos tres años. Esto incluye revisar carpetas físicas, correos electrónicos y el sistema de nómina. Identifique cuáles fueron radicadas ante la EPS y cuáles no.
Una vez identificadas las incapacidades pendientes, siga estos pasos:
- Verifique que los trabajadores estuvieran afiliados a la EPS correspondiente en la fecha de la incapacidad y que los aportes estuvieran al día.
- Reúna los certificados médicos originales expedidos por el médico tratante o la IPS.
- Radique formalmente ante la EPS mediante los canales habilitados (virtual o presencial), adjuntando los soportes de pago de nómina que demuestren que la empresa canceló el salario durante la incapacidad.
- Haga seguimiento al número de radicado y exija respuesta dentro del plazo legal. La EPS tiene un máximo de 30 días hábiles para responder según la normativa vigente.
- Si la EPS niega el pago sin justificación válida, interponga una petición de segunda instancia o acuda a la Superintendencia Nacional de Salud.
⚠️ Alerta importante: Si la EPS ya superó el plazo de respuesta y no ha pagado, puede presentar una acción de tutela por vulneración del derecho al debido proceso y al patrimonio de la empresa. En Zolutti hemos gestionado casos exitosos por esta vía.
Documentos que necesita para iniciar el proceso hoy
📋 Tener los documentos correctos desde el principio es la diferencia entre un proceso ágil y uno que se traba durante meses. La EPS puede devolver radicaciones incompletas, y eso no solo genera demoras, sino que acerca peligrosamente la fecha de prescripción.
Los documentos esenciales que debe reunir son:
- Certificado de incapacidad médica original o copia autenticada, expedido por médico de la EPS o IPS habilitada.
- Comprobantes de pago de nómina del período de incapacidad, que demuestren que la empresa efectivamente pagó al trabajador.
- Planillas de pago de seguridad social (PILA) correspondientes al período en que se causó la incapacidad, que acrediten que los aportes estaban al día.
- Cédula del trabajador y datos de afiliación a la EPS.
- Carta de recobro firmada por el representante legal de la empresa, indicando el valor reclamado y el período de incapacidad.
💡 Un consejo práctico: si las incapacidades son antiguas y el trabajador ya no labora en la empresa, igualmente puede reclamar. La relación laboral activa no es un requisito para el recobro, siempre que los aportes estuvieran vigentes en su momento.
⚠️ Recuerde: Algunas EPS exigen formularios propios de recobro. Consulte con anticipación los requisitos específicos de la entidad correspondiente, ya que pueden variar entre EPS como Sura, Sanitas, Nueva EPS o Compensar.
Errores comunes que cometen las empresas al recobrar
⚠️ El error más costoso que vemos en Zolutti es esperar demasiado. Empresas que tienen incapacidades acumuladas de dos años y medio deciden actuar cuando ya solo les queda seis meses antes de la prescripción. El proceso de recolección de documentos y radicación toma tiempo, y ese margen tan estrecho puede no ser suficiente si hay contratiempos.
Otro error frecuente es radicar sin verificar que los aportes a seguridad social estuvieran al día. La EPS tiene plena facultad para negar el pago si encuentra que en el período de la incapacidad existían deudas de cotización. Por eso es fundamental revisar las planillas PILA antes de radicar y, si hay inconsistencias, corregirlas primero.
También es común que las empresas reclamen el 100% del salario cuando la ley establece que la EPS reconoce el subsidio de incapacidad, no necesariamente el salario completo. Según el Artículo 227 del Código Sustantivo del Trabajo y el Decreto 2943 de 2013, el monto varía según la duración de la incapacidad: los primeros dos días los asume el empleador y desde el tercero la EPS paga un porcentaje que puede ser del 66.67% del IBC. Reclamar valores incorrectos genera devoluciones y retrasos.
💡 Por último, muchas empresas cometen el error de no llevar un registro centralizado y actualizado de las incapacidades. Implementar una hoja de control simple —con nombre del trabajador, fecha, días de incapacidad, EPS, estado del recobro y valor— puede ahorrarle a su empresa millones de pesos al año y evitar que estos recursos simplemente se evaporen por descuido administrativo. 💼
Las incapacidades no reclamadas a la EPS son un problema silencioso que afecta el flujo de caja de muchas empresas colombianas sin que sus directivos lo noten a tiempo. La buena noticia es que, si actúa antes de que prescriban, puede recuperar ese dinero con los procesos adecuados. En Zolutti contamos con un equipo especializado en seguridad social empresarial que puede auditar sus incapacidades históricas, gestionar el recobro ante las EPS y acompañarle en cada paso del proceso. No deje que el tiempo trabaje en su contra. 📩 Contáctenos hoy y recuperemos juntos lo que le pertenece.
