Las incapacidades laborales son una de las novedades más frecuentes en la gestión de nómina. Sin embargo, muchas empresas en Colombia aún tienen dudas sobre quién paga las incapacidades, cómo se cobra el dinero a la EPS o ARL y qué errores evitar para no perder recursos.
En este artículo te explicamos en detalle cómo funciona el proceso, qué dice la normativa y cómo un aliado como Zolutti puede ayudarte a recuperar de manera efectiva estos pagos.
¿Qué es una incapacidad laboral?
Una incapacidad laboral es la certificación emitida por un médico autorizado que acredita que un trabajador no puede desempeñar sus funciones durante un tiempo determinado debido a:
- Enfermedad común
- Accidente común
- Accidente de trabajo
- Enfermedad laboral
El certificado médico debe indicar la duración de la incapacidad y es la base legal para que el empleador gestione el pago correspondiente.
¿Quién paga las incapacidades laborales en Colombia?
El responsable del pago depende del tipo y duración de la incapacidad:
1. Enfermedad común o accidente no laboral
- Día 1 y 2: el empleador asume el 100% del salario.
- Día 3 al 180: la EPS paga el 66,67% del salario base de cotización (SBC).
- Día 181 al 540: el Fondo de Pensiones asume el pago si el trabajador no ha recuperado su capacidad laboral.
2. Accidente de trabajo o enfermedad laboral
- Desde el día siguiente al evento, la ARL (Administradora de Riesgos Laborales) cubre el 100% del salario.
3. Licencias especiales relacionadas con salud
- Maternidad: la EPS paga 100% del salario base de cotización por 18 semanas.
- Paternidad: la EPS cubre 100% durante 2 semanas.
¿Cómo se cobra el dinero de las incapacidades?
El proceso de recobro puede parecer sencillo, pero en la práctica suele presentar dificultades que terminan afectando el flujo de caja de las empresas.
Paso a paso del recobro:
- Pago al trabajador: el empleador debe pagar en nómina los días de incapacidad para garantizar el ingreso del empleado.
- Recolección de soportes: se debe presentar ante la EPS o ARL la incapacidad original, historia clínica cuando es requerida, y planillas PILA al día.
- Radicación: la empresa radica la solicitud de reembolso.
- Respuesta de la entidad: la EPS o ARL revisa la documentación y aprueba o rechaza el recobro.
- Pago del reembolso: una vez aprobado, la EPS o ARL transfiere el dinero a la empresa.
Tiempos y normativa
- Las EPS tienen hasta 15 días hábiles para responder sobre el trámite.
- El recobro de incapacidades debe presentarse dentro de los tres años siguientes a la fecha de expedición de la incapacidad (art. 488 del Código Sustantivo del Trabajo).
- La Ley 100 de 1993 y la Resolución 2266 de 1998 son las principales normas que regulan este proceso.
Problemas comunes en el recobro de incapacidades
Muchas empresas no logran recuperar el dinero de las incapacidades debido a errores que pueden evitarse:
- Errores en la PILA: aportes mal liquidados o presentados con retraso.
- Soportes incompletos: falta de la historia clínica o documentos ilegibles.
- Radicación fuera de tiempo: vencimiento del plazo legal.
- Falta de seguimiento: EPS que no responden y empresas que no insisten en el trámite.
Cada rechazo de recobro puede significar pérdidas millonarias para las empresas, especialmente en organizaciones con gran número de empleados.
Ejemplo práctico
Una empresa de 50 trabajadores reporta incapacidades comunes por un promedio de 15 días al mes.
- Si el salario promedio es de $2.000.000, el costo mensual en incapacidades equivale a:
- $1.333.400 (66,67% por EPS)
- $666.600 (pago a cargo del empleador).
- Si la empresa no gestiona el recobro, pierde más de $16 millones al año.
¿Cómo puede ayudarte Zolutti en el manejo de incapacidades?
En Zolutti entendemos que el manejo de incapacidades no es solo un tema administrativo, sino un proceso estratégico que impacta directamente en la salud financiera de tu empresa.
Te ayudamos en:
- Gestión completa de recobros ante EPS y ARL.
- Revisión de planillas PILA para evitar rechazos.
- Control y seguimiento a cada incapacidad.
- Reducción de tiempos de respuesta, gracias a la correcta radicación de documentos.
De esta forma, tu empresa asegura que los recursos que ya pagó a los trabajadores retornen sin contratiempos.
Saber quién paga las incapacidades y cómo se cobra el dinero es clave para que las empresas en Colombia no pierdan recursos ni se expongan a sanciones. La gestión adecuada de este proceso requiere tiempo, conocimiento normativo y seguimiento constante.
Con un aliado estratégico como Zolutti, tu empresa puede optimizar la administración de incapacidades, asegurar el recobro oportuno y enfocarse en lo realmente importante: hacer crecer el negocio.
