Cuando una EPS no paga una incapacidad, el impacto para la empresa va mucho más allá de un simple trámite pendiente. Se afecta el flujo de caja, se distorsiona la contabilidad, se sobrecarga el área de nómina y se incrementa el riesgo legal.
En 2026, las empresas que no gestionan correctamente las incapacidades terminan perdiendo el derecho al cobro, especialmente cuando dejan pasar los tiempos sin una estrategia clara.
Esta guía explica qué hacer paso a paso, cuándo insistir por la vía administrativa y en qué momento escalar al cobro jurídico, con un enfoque práctico, normativo y empresarial.
¿Cuándo se considera que la EPS está en mora?
Una EPS se considera en mora cuando:
- La incapacidad fue radicada correctamente
- Se entregaron todos los soportes exigidos
- Se cumplió el plazo de respuesta o pago
- No hay giro ni respuesta formal válida
En la práctica, muchas incapacidades quedan represadas más de 180, 270 o incluso 360 días, lo que exige acciones estructuradas.
Tipos de incapacidades con mayor riesgo de no pago
Las EPS suelen retrasar o negar con mayor frecuencia:
- Incapacidades prolongadas por enfermedad general
- Incapacidades continuas (encadenadas)
- Licencias de maternidad y paternidad
- Incapacidades con cambios de EPS
- Casos con inconsistencias mínimas no corregidas
Estos casos no se resuelven solos y requieren gestión especializada.
Principales errores que impiden el pago
Antes de reclamar, es clave identificar errores comunes:
Errores administrativos
- Afiliación incorrecta o no vigente
- Inconsistencias en datos del trabajador
- Cruces erróneos con nómina o PILA
Errores documentales
- Incapacidad sin firma válida
- Historia clínica incompleta
- Diagnóstico ilegible o no soportado
Errores de proceso
- Radicación fuera de tiempo
- Falta de seguimiento
- Ausencia de reclamación formal
⚠️ Una incapacidad mal radicada no prospera ni administrativa ni jurídicamente.
FASE 1: Cobro Administrativo de Incapacidades
El cobro administrativo es la etapa más importante.
La mayoría de incapacidades sí se pagan si esta fase se ejecuta correctamente.
1. Auditoría técnica previa (obligatoria)
Antes de reclamar, se debe auditar cada caso:
- Verificación de afiliación
- Revisión de fechas de incapacidad
- Validación de soportes médicos
- Cruce con nómina y seguridad social
👉 Sin auditoría, el cobro pierde sustento.
2. Radicación o re-radicación correcta
Si existen errores:
- Se corrigen documentos
- Se completan anexos
- Se vuelve a radicar formalmente
Cada EPS maneja requisitos y plataformas distintas. No cumplirlos garantiza el rechazo.
3. Derecho de petición administrativo
Cuando no hay respuesta o pago, se debe presentar derecho de petición, el cual:
- Exige respuesta formal
- Solicita estado del trámite
- Deja trazabilidad legal
Este paso es clave para una eventual acción jurídica.
4. Seguimiento documentado
El seguimiento debe incluir:
- Fechas exactas
- Número de radicados
- Respuestas recibidas
- Incumplimientos reiterados
Esto fortalece el caso y evita la pérdida de información.
FASE 2: ¿Cuándo escalar a cobro jurídico?
Se recomienda pasar a cobro jurídico cuando:
- Han pasado más de 180 días sin pago
- Existen derechos de petición sin respuesta
- La EPS incumple de forma reiterada
- El valor a recuperar lo justifica
Muchas empresas pierden dinero por no escalar a tiempo.
FASE 3: Cobro Jurídico de Incapacidades
El cobro jurídico busca obligar legalmente a la EPS al pago.
1. Requisitos mínimos para un cobro jurídico sólido
Para que el proceso sea viable se requiere:
- Incapacidad válida
- Prueba de afiliación
- Soportes de radicación
- Evidencia de mora
- Derechos de petición previos
Sin estos elementos, el proceso se debilita.
2. Vías jurídicas más utilizadas
Dependiendo del caso:
- Reclamaciones administrativas reforzadas
- Procesos contenciosos
- Acciones de cumplimiento
- Intervención de entes de control
La estrategia depende del tiempo, monto y conducta de la EPS.
3. Ventajas del cobro jurídico bien estructurado
- Mayor presión institucional
- Aumento de la probabilidad de pago
- Recuperación de cartera antigua
- Precedente para futuros casos
Cobro reactivo vs cobro estratégico
| Cobro reactivo | Cobro estratégico |
|---|---|
| Se reclama tarde | Se actúa por fases |
| Sin soportes | Con trazabilidad |
| Improvisado | Documentado |
| Alta pérdida | Alta recuperación |
Zolutti trabaja bajo cobro estratégico, no improvisado.
Indicadores clave para 2026
Las empresas deben controlar:
- Días promedio en mora
- Valor recuperado vs radicado
- Incapacidades judicializadas
- Tiempo de respuesta de EPS
- Porcentaje de rechazos corregidos
Lo que no se mide, no se recupera.
Buenas prácticas para evitar que la EPS no pague
- Radicar incapacidades oportunamente
- Mantener archivo documental completo
- Hacer seguimiento mensual
- Integrar nómina y seguridad social
- Apoyarse en expertos desde el inicio
La prevención reduce significativamente la cartera vencida.
¿Cómo apoya Zolutti este proceso?
Zolutti ofrece un servicio integral que incluye:
- Auditoría técnica de incapacidades
- Radicación y re-radicación
- Derechos de petición estructurados
- Seguimiento ante EPS
- Preparación para cobro jurídico
- Reportes claros para gerencia
Todo con enfoque normativo, financiero y empresarial.
Cuando la EPS no paga incapacidades, esperar no es una opción.
Las empresas que recuperan su dinero en 2026 son las que:
✔ Auditan
✔ Documentan
✔ Reclaman
✔ Escalan a tiempo
Con una estrategia administrativa y jurídica bien ejecutada, es posible recuperar incapacidades incluso con más de 180 o 360 días de mora.
¿Tiene incapacidades sin pagar y no sabe cómo recuperarlas?
En Zolutti analizamos su caso y definimos la mejor estrategia administrativa y jurídica.
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