La gestión de incapacidades laborales es uno de los procesos más importantes —y más problemáticos— para empresas y trabajadores en Colombia. Un error en la radicación puede significar que la EPS, ARL o el fondo de pensiones no paguen, generando pérdidas económicas, reprocesos y acumulación de cartera.
Para 2025, las reglas para radicar, reportar y cobrar incapacidades siguen siendo estrictas, y las empresas deben cumplirlas al detalle para evitar devoluciones o glosas. En esta guía encontrarás todo lo que necesitas saber para gestionar incapacidades correctamente, paso a paso, según la normatividad vigente.
¿Qué es una incapacidad laboral y quién debe pagarla?
Una incapacidad laboral es el período en el cual un trabajador —dependiente o independiente— no puede desempeñar sus funciones por una condición médica certificada por un profesional autorizado.
El pago depende del tipo:
1. Incapacidad por enfermedad general (EG)
- Días 1 y 2: los paga la empresa.
- Días 3 a 180: los paga la EPS.
- Días 181 a 540: los paga el Fondo de Pensiones (si no es de origen laboral).
2. Incapacidad por accidente laboral o enfermedad laboral
- Desde el día 1: paga la ARL.
3. Licencias especiales
- Licencia de maternidad
- Licencia de paternidad
- Licencia por luto
- Licencia por calamidad doméstica
Cada una tiene reglas y valores específicos.
¿Qué cambios hay para el manejo de incapacidades?
Aunque las bases se mantienen, en este año las entidades están:
✔ Exigiendo radicación digital,
✔ Solicitando soportes más completos,
✔ Rechazando documentos mal diligenciados,
✔ Cruzando datos con PILA y planillas de pago,
✔ Verificando continuidad en cotizaciones,
✔ Bloqueando pagos cuando hay errores en la afiliación.
Cualquier inconsistencia puede frenar el pago, por eso la gestión adecuada es fundamental.
Requisitos clave para que una incapacidad sea aprobada
1. Afiliación correcta del trabajador
- A EPS
- ARL
- Fondo de pensiones
- Caja de compensación (si corresponde)
2. Cotizaciones pagadas correctamente
- Fechas exactas
- Aportes completos
- Sin mora
- IBC correcto
3. Certificado médico válido
Debe incluir:
- Diagnóstico CIE-10
- Fecha de emisión
- Días otorgados
- Firma del médico
- Registro profesional
- Número de autorización
4. Documentos adicionales
Dependiendo del caso:
- Historia clínica reciente
- Orden de incapacidad ampliada
- Certificados laborales
- Planillas PILA pagadas
Cómo radicar una incapacidad paso a paso (Guía Zolutti)
Paso 1: Validar la incapacidad
Verifica que el documento cumpla con las normas (CIE-10, firma, fecha, etc.).
Paso 2: Revisar continuidad en la PILA
Una de las principales causas de rechazo es la falta de pago previo o inconsistencias.
Paso 3: Reunir los soportes obligatorios
Incluye:
- incapacidad original,
- historia clínica (si la EPS lo solicita),
- certificado laboral,
- planillas,
- soportes de afiliación.
Paso 4: Radicar en la EPS, ARL o fondo de pensiones
Cada entidad tiene su propio canal:
- Portal web
- App
- Sede física
- Correo corporativo
Paso 5: Hacer seguimiento
Si la entidad responde con glosa, corrección o solicitud adicional, debe gestionarse inmediatamente.
Tiempos de respuesta para el pago
- EPS: entre 15 y 30 días hábiles.
- ARL: entre 5 y 10 días hábiles.
- Fondos de pensiones: entre 30 y 60 días hábiles.
Causas más comunes de rechazo o glosa
❌ Incapacidad sin soporte válido
❌ Falta de firma o registro del médico
❌ Planilla mal liquidada
❌ IBC incorrecto
❌ Mora en las cotizaciones
❌ Afiliación errónea del trabajador
❌ Diagnósticos no coherentes con la historia clínica
❌ No radicar dentro del plazo máximo permitido (15 días hábiles en muchas EPS)
❌ Errores en nombre, cédula o fechas
El 80% de las glosas se deben a errores en la presentación, no en la incapacidad misma.
¿Qué debe hacer una empresa cuando una incapacidad no es reconocida?
- Revisar la razón del rechazo
- Corregir documentos
- Ajustar la planilla (si es necesario)
- Volver a radicar
- Realizar seguimiento hasta obtener el pago
Si la EPS o ARL incumple los tiempos, la empresa puede iniciar un proceso de reclamación formal.
¿Qué pasa cuando una incapacidad genera cartera para la empresa?
Cuando la EPS o ARL no paga, la empresa debe asumir ese valor, lo que genera pérdida financiera.
Muchas empresas tienen millones retenidos en:
- incapacidades rechazadas,
- incapacidades sin seguimiento,
- trámites mal radicados,
- documentos incompletos.
Para corregirlo, Zolutti ofrece un servicio especializado de:
✔ radicación correcta
✔ auditoría
✔ recuperación de cartera por incapacidades no pagadas
Buenas prácticas (Checklist Zolutti)
✔ Validar incapacidades desde el primer día
✔ Mantener archivos clínicos y laborales actualizados
✔ Pagar la PILA sin errores
✔ Actualizar datos de afiliación con cada cambio
✔ Radicar dentro de los plazos
✔ Realizar seguimiento semanal
✔ Documentar todo el proceso en un sistema único
La gestión de incapacidades laborales en 2025 requiere precisión, documentación completa y seguimiento constante. Las entidades son cada vez más estrictas, y un pequeño error puede retrasar meses el pago.
Con una estructura de radicación correcta —o con la ayuda del equipo de expertos de Zolutti— las empresas pueden evitar pérdidas, reducir glosas y garantizar que cada incapacidad sea reconocida a tiempo.
