La gestión de incapacidades laborales es un tema crítico para las empresas en Colombia. No solo impacta la productividad y los costos operativos, sino que también puede generar sanciones legales si no se maneja de manera correcta.
Muchas empresas, especialmente las pequeñas y medianas, desconocen los procedimientos exactos para radicar, cobrar o recuperar incapacidades, lo que termina afectando sus finanzas. En este artículo explicamos los errores más frecuentes en la gestión de incapacidades y cómo evitarlos con la asesoría de Zolutti.
1. No radicar la incapacidad a tiempo
Uno de los errores más comunes es no radicar la incapacidad dentro del plazo establecido por la EPS o ARL.
- Plazo general: dentro de los 2 días hábiles posteriores a la expedición de la incapacidad.
- Si se pasa este tiempo, la entidad puede rechazar el pago.
👉 Consecuencia: la empresa termina asumiendo el costo total de la incapacidad.
2. Desconocer qué entidad debe asumir el pago
No todas las incapacidades se gestionan de la misma manera. Según la causa de la incapacidad, la responsabilidad de pago cambia:
- EPS: cubre incapacidades por enfermedad general.
- ARL: cubre incapacidades por accidente de trabajo o enfermedad laboral.
- AFP (fondo de pensiones): cubre incapacidades prolongadas que derivan en invalidez.
👉 Error común: radicar una incapacidad laboral en la EPS, lo que genera rechazos y retrasos.
3. No verificar la información del empleado
Muchas incapacidades son rechazadas porque los datos del empleado no están actualizados en el sistema de seguridad social.
Errores frecuentes:
- Inconsistencias en número de cédula.
- Empresas que no han reportado novedades de ingreso o retiro.
- Afiliaciones incompletas (ejemplo: sin ARL o sin EPS activa).
👉 Consecuencia: retraso en el reembolso de la incapacidad o pérdida del derecho al pago.
4. No hacer seguimiento al cobro de incapacidades
Radicar una incapacidad no significa que el dinero llegue automáticamente. Las empresas deben hacer seguimiento constante para confirmar que:
- El pago fue aceptado.
- No hubo devolución por errores en el proceso.
- Se cumplen los plazos legales de reconocimiento (máximo 30 días hábiles).
👉 Muchas empresas pierden dinero porque nunca revisan si las incapacidades fueron efectivamente reconocidas.
5. No recuperar incapacidades no pagadas
En Colombia, es común que las EPS y ARL retrasen o nieguen pagos. Sin embargo, la empresa tiene derecho a recobrar incapacidades no pagadas hasta por 3 años atrás.
👉 Error frecuente: las empresas desconocen este derecho y dejan de reclamar sumas millonarias.
6. No contar con un proceso interno de control
La falta de organización en las áreas de talento humano genera errores como:
- Radicar incapacidades incompletas.
- No tener soportes digitales y físicos.
- Perder los plazos de apelación.
👉 Un sistema interno de control evita pérdidas y asegura el flujo de caja empresarial.
Una empresa de servicios en Medellín acumuló más de $120 millones en incapacidades no pagadas por EPS durante dos años. El error: nunca hicieron seguimiento a los radicados y no conocían el proceso de recobro.
Con la asesoría de Zolutti, lograron recuperar más del 80% de esa cartera, fortaleciendo sus finanzas y evitando volver a cometer los mismos errores.
¿Cómo ayuda Zolutti a las empresas?
En Zolutti entendemos que el manejo de incapacidades puede ser complejo y desgastante. Por eso ofrecemos un servicio integral de gestión de incapacidades, que incluye:
- Radicación correcta y oportuna ante EPS, ARL o AFP.
- Verificación de datos del empleado en el sistema de seguridad social.
- Seguimiento al estado de las incapacidades hasta su pago.
- Recuperación de incapacidades no reconocidas en los últimos años.
- Capacitación al área de talento humano para evitar errores futuros.
Los errores en la gestión de incapacidades laborales pueden costarle muy caro a una empresa. Desde pagos innecesarios hasta sanciones legales, el impacto puede ser significativo.
Con un aliado estratégico como Zolutti, las empresas pueden garantizar que cada incapacidad sea tramitada de forma correcta, evitando pérdidas y asegurando un manejo transparente y eficiente de sus recursos.
