Afiliar a un trabajador al sistema de seguridad social en Colombia es una obligación legal que garantiza la protección del empleado y evita sanciones para la empresa. Para que la afiliación sea exitosa, es fundamental conocer los requisitos específicos para cada entidad: EPS (salud), AFP (pensión), ARL (riesgos laborales) y caja de compensación familiar.
Desde Zolutti, expertos en outsourcing de seguridad social, te explicamos de forma clara y completa qué necesitas para realizar este proceso correctamente.
¿Qué documentos necesitas para la afiliación de un trabajador?
Antes de iniciar cualquier afiliación, asegúrate de tener a la mano:
- Copia legible de la cédula del trabajador (ampliada al 150%)
- Datos básicos del trabajador: nombres completos, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, estado civil, dirección y teléfono
- Fecha de ingreso a la empresa
- Tipo de contrato (fijo, indefinido o prestación de servicios)
- Salario base mensual
- Clase de riesgo laboral según el cargo (para afiliación a la ARL)
- Certificado de existencia y representación legal del empleador (si aplica)
- NIT y razón social del empleador
Estos datos serán solicitados por cada una de las entidades administradoras para registrar correctamente al empleado.
Requisitos específicos para cada afiliación
1. EPS (Entidad Promotora de Salud)
La afiliación a una EPS garantiza el acceso a servicios de salud del trabajador y sus beneficiarios.
Requisitos:
- Formulario de afiliación diligenciado
- Información del empleador y del trabajador
- Definir si el trabajador tiene beneficiarios (hijos, cónyuge o padres dependientes)
- Selección de la EPS (puede ser elegida por el trabajador)
La afiliación debe hacerse antes del inicio de labores para que tenga cobertura desde el primer día.
2. AFP (Administradora de Fondos de Pensiones)
Las pensiones aseguran el futuro del trabajador a través de aportes mensuales.
Requisitos:
- Formulario de afiliación firmado por el trabajador
- Copia de la cédula
- Información del empleador
- Elección del fondo (Colpensiones o un fondo privado: Porvenir, Protección, Colfondos o Skandia)
Si el trabajador es menor de 28 años o lleva menos de 10 semanas cotizadas, puede elegir entre régimen público o privado. De lo contrario, se debe seguir en el fondo actual.
3. ARL (Administradora de Riesgos Laborales)
Es obligatoria para todos los empleados con contrato laboral. Protege al trabajador en caso de accidentes o enfermedades laborales.
Requisitos:
- Formato de afiliación diligenciado por el empleador
- Clasificación del cargo según el nivel de riesgo (de 1 a 5)
- Información detallada de la empresa y el puesto de trabajo
- Contrato laboral firmado
El empleador es el único responsable del pago de este aporte. El valor varía según la clase de riesgo y debe ser asumido en su totalidad por la empresa.
4. Caja de Compensación Familiar
Estas entidades ofrecen subsidios monetarios, servicios de recreación, vivienda, educación y otros beneficios.
Requisitos:
- Formulario de afiliación
- Certificado laboral del trabajador
- Copia de los documentos de los beneficiarios
- Información de la empresa y contrato laboral
- Estar al día en los aportes a salud, pensión y ARL
El aporte a la caja es del 4% del salario mensual del trabajador, asumido por el empleador.
¿Dónde se hacen las afiliaciones?
Hoy en día, muchas afiliaciones se pueden hacer en línea a través de plataformas como:
- MiPlanilla
- Aportes en Línea
- SOI
- Portales web de cada EPS, AFP, ARL o Caja
En Zolutti, contamos con un equipo experto para realizar este proceso por ti, evitando errores, reprocesos o rechazos por falta de documentos.
Ventajas de una afiliación completa y oportuna
- Cumples con la ley y evitas sanciones de la UGPP o el Ministerio de Trabajo
- Proteges la salud y el bienestar de tus trabajadores
- Garantizas la cobertura de riesgos laborales
- Accedes a subsidios y beneficios familiares
- Mejora el clima laboral y el compromiso de tus colaboradores
¿Cómo te ayuda Zolutti?
Desde Zolutti, ofrecemos:
- Asesoría personalizada para afiliaciones
- Gestión de procesos masivos de vinculación
- Manejo integral de la seguridad social de tu empresa
- Soporte en radicación y seguimiento ante las entidades
Ahorra tiempo, evita sanciones y garantiza que todo esté al día. Somos tu aliado en procesos laborales confiables y actualizados.
