¿Cómo afiliar a mis trabajadores a la seguridad social en Colombia? (Paso a paso)

¿Qué es la afiliación a la seguridad social?

La afiliación a la seguridad social en Colombia incluye la inscripción de los trabajadores a los cuatro subsistemas que la componen:

  1. Salud (EPS)
  2. Pensión
  3. Riesgos laborales (ARL)
  4. Caja de compensación familiar (CCF)

Estos sistemas protegen al trabajador ante enfermedades, vejez, accidentes laborales, y brindan beneficios familiares como subsidios y acceso a programas de bienestar.

Afiliar a tus trabajadores al sistema de seguridad social en Colombia no solo es una obligación legal, sino también una garantía de bienestar y respaldo para ellos y tu empresa. Cumplir con este proceso te protege frente a sanciones y asegura que tu equipo acceda a servicios esenciales como salud, pensión, riesgos laborales y subsidios familiares.

En esta guía paso a paso, desde Zolutti te explicamos todo lo que necesitas saber para hacer este proceso correctamente, optimizado para las normativas actuales en Colombia.

Paso 1: Verifica el tipo de contrato

Antes de iniciar el proceso de afiliación, debes identificar el tipo de relación laboral con tu colaborador:

  • Contrato a término fijo o indefinido: implica afiliación completa a seguridad social.
  • Prestación de servicios: también requiere afiliación, pero es el contratista quien debe autogestionar sus aportes.

Paso 2: Recolecta los documentos necesarios

Para afiliar a un trabajador necesitarás:

  • Copia de la cédula del trabajador.
  • Tipo y número de documento.
  • Fecha de ingreso a la empresa.
  • Salario pactado.
  • Tipo de cotizante (dependiente o independiente).
  • Datos del empleador: NIT, razón social, dirección, actividad económica, etc.

Paso 3: Escoge las entidades administradoras

Debes seleccionar las siguientes entidades para realizar las afiliaciones:

  • EPS (Entidad Promotora de Salud): cobertura en salud.
  • AFP (Administradora de Fondos de Pensiones): ahorro para pensión.
  • ARL (Administradora de Riesgos Laborales): protege ante accidentes o enfermedades laborales.
  • Caja de Compensación Familiar: brinda subsidios y programas sociales a los trabajadores.

Zolutti puede asesorarte para elegir las mejores opciones según las características de tu empresa y sector.

Paso 4: Registra al trabajador en cada entidad

Cada entidad tiene plataformas y formularios digitales. Puedes hacer estos trámites a través de:

  • Aportes en Línea
  • MiPlanilla
  • SOI (Sistema Operativo de Información)
  • Sitios web oficiales de cada entidad

Importante: el trabajador debe estar afiliado antes de iniciar labores. El no cumplimiento puede traer sanciones que van desde multas hasta demandas laborales.

Paso 5: Realiza el primer pago

Una vez realizada la afiliación, debes liquidar los aportes mensuales. Los porcentajes aproximados para un trabajador formal son:

  • Salud: 12.5% del salario (8.5% empleador, 4% trabajador).
  • Pensión: 16% (12% empleador, 4% trabajador).
  • ARL: según la clase de riesgo (entre 0.522% y 6.96%).
  • Caja de compensación: 4% a cargo del empleador.

Estos valores se liquidan a través de plataformas de pagos integradas.

Paso 6: Mantén actualizada la información

Cada vez que haya cambios como aumentos de salario, traslados de EPS o AFP, cambios de jornada o retiro del trabajador, debes notificarlo oportunamente. En Zolutti te ayudamos a mantener todo al día para evitar sanciones.

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