La correcta radicación y cobro de incapacidades laborales es uno de los procesos administrativos más críticos para las empresas en Colombia. Cada año, miles de organizaciones pierden dinero por incapacidades mal radicadas, presentadas fuera de tiempo o con errores en la documentación exigida por las EPS.
Con los ajustes derivados del salario mínimo 2026, el valor de las incapacidades también aumenta, lo que hace aún más importante contar con un proceso claro, ordenado y eficiente. En esta Guía de Zolutti, le explicamos paso a paso cómo radicar, hacer seguimiento y cobrar incapacidades correctamente en 2026, evitando rechazos, glosas y pérdidas económicas.
📌 ¿Qué son las incapacidades laborales?
Las incapacidades laborales son períodos en los cuales un trabajador no puede desempeñar sus funciones por razones médicas certificadas. Durante este tiempo, el trabajador tiene derecho a recibir un pago económico, el cual debe ser reconocido por la EPS o la ARL, según el origen de la incapacidad.
Para la empresa, estas incapacidades representan valores que deben ser recuperados, ya que no constituyen un gasto definitivo cuando están debidamente soportadas.
🏥 Tipos de incapacidades que se pueden cobrar
En Colombia, las incapacidades se clasifican en:
🔹 Incapacidad por enfermedad general
- Son cubiertas por la EPS
- Requieren certificación médica válida
- Son las más comunes en la gestión de cartera
🔹 Incapacidad por accidente de trabajo o enfermedad laboral
- Son cubiertas por la ARL
- Deben estar claramente relacionadas con la actividad laboral
- Requieren reporte oportuno del evento
🔹 Incapacidades por maternidad y paternidad
- Tienen reglas especiales
- Deben radicarse con documentos adicionales
- Su cobro también puede generar cartera si no se gestiona correctamente
💰 Impacto del salario mínimo 2026 en las incapacidades
Para 2026, el Salario Mínimo Legal Mensual Vigente (SMLMV) es de:
- $1.750.905
Esto significa que:
- El valor diario del salario mínimo es aproximadamente $58.363
- El valor económico de cada día de incapacidad aumenta
- Los errores en la radicación generan mayores pérdidas económicas
Por esta razón, una incapacidad mal cobrada en 2026 representa un impacto financiero más alto que en años anteriores.
📂 ¿Qué es la radicación de incapacidades?
La radicación es el proceso mediante el cual la empresa presenta formalmente ante la EPS o ARL los documentos necesarios para solicitar el reconocimiento y pago de una incapacidad.
📌 Una incapacidad no radicada correctamente es una incapacidad no cobrada.
📑 Documentos necesarios para radicar incapacidades en 2026
Aunque cada EPS puede tener variaciones, en general se requiere:
✔ Certificado de incapacidad original o validado digitalmente
✔ Documento de identidad del trabajador
✔ Soporte de pago de la nómina donde se refleje la incapacidad
✔ Planilla PILA del periodo correspondiente
✔ Formato de radicación de la EPS
✔ Certificación laboral del trabajador (en algunos casos)
📌 La ausencia de uno solo de estos documentos puede generar rechazo.
🛠️ Paso a paso para la radicación correcta de incapacidades
1️⃣ Validar el certificado médico
- Verifique fechas, diagnóstico y número de días
- Asegúrese de que esté emitido por un prestador autorizado
- Confirme que coincida con el periodo de nómina
2️⃣ Calcular correctamente el valor de la incapacidad
- Determine el salario diario del trabajador
- Multiplique por los días de incapacidad
- Verifique si hubo cambios salariales durante el periodo
Ejemplo con salario mínimo 2026:
- Valor diario: $58.363
- Incapacidad de 5 días: $291.815
Este es el valor aproximado a reclamar.
3️⃣ Radicar dentro de los plazos establecidos
- La mayoría de EPS exigen radicar dentro de un plazo específico
- La radicación extemporánea puede generar pérdida del derecho al cobro
- Es clave llevar control de fechas y vencimientos
4️⃣ Realizar seguimiento constante
- Radicar no es suficiente
- Se debe hacer seguimiento al estado del trámite
- Registrar fechas, responsables y respuestas de la EPS
💸 ¿Qué es la cartera por incapacidades?
La cartera por incapacidades corresponde a los valores que la EPS o ARL aún no ha reconocido o pagado a la empresa, pese a que la incapacidad ya fue asumida en la nómina del trabajador.
📌 Una mala gestión de cartera puede afectar:
- El flujo de caja
- Los estados financieros
- La planeación presupuestal
❌ Errores frecuentes que hacen perder dinero a las empresas
En Zolutti identificamos los errores más comunes:
❌ Radicar fuera de tiempo
❌ Documentos incompletos o inconsistentes
❌ Errores en el cálculo del valor a reclamar
❌ Falta de seguimiento a los casos radicados
❌ No conciliar cartera periódicamente
❌ No guardar soportes de pago
Estos errores son la principal causa de pérdidas económicas por incapacidades.
🧠 Buenas prácticas para no perder dinero ante las EPS
✔ Establecer un procedimiento interno de radicación
✔ Centralizar la documentación en carpetas digitales
✔ Asignar responsables del proceso
✔ Conciliar cartera mensualmente
✔ Verificar valores con base en el salario vigente
✔ Mantener comunicación activa con EPS y ARL
⚖️ ¿Qué hacer si la EPS niega el pago de la incapacidad?
Si la EPS rechaza o niega el reconocimiento:
- Solicite la causa formal del rechazo
- Revise si es subsanable (documentos, fechas, valores)
- Presente nuevamente la solicitud con correcciones
- Deje trazabilidad escrita del proceso
📌 Una negativa no siempre significa pérdida definitiva, pero requiere gestión oportuna.
📊 Importancia contable del cobro de incapacidades
Desde el punto de vista contable:
- Las incapacidades deben registrarse inicialmente como cuentas por cobrar
- Una vez reconocidas, se compensan o ingresan como recuperación
- Una mala gestión distorsiona los estados financieros
Por eso, la radicación y cobro oportuno es clave para la salud financiera de la empresa.
En 2026, con el aumento del salario mínimo, la correcta radicación y cobro de incapacidades cobra aún mayor importancia. Cada error representa dinero que la empresa deja de recuperar. Contar con procesos claros, documentación completa y seguimiento constante es la diferencia entre recuperar su dinero o asumir un gasto que no le corresponde.
En Zolutti, acompañamos a las empresas en la gestión, control y recuperación de cartera por incapacidades, ayudándolas a proteger su flujo de caja y cumplir con la normatividad vigente.
