La gestión de cartera por incapacidades es uno de los retos administrativos más frecuentes para empresas y consultores contables en Colombia. Con los cambios del salario mínimo para 2026, es importante entender cómo calcular, reconocer y recuperar los valores pagados por incapacidades para poder compensarlos correctamente dentro de la contabilidad empresarial.
En esta guía de Zolutti encontrarás todo lo que necesitas saber: desde qué son las incapacidades, cómo calcular su valor con el nuevo salario mínimo, cómo reconocerlas contablemente, cómo reclamar su recuperación ante EPS y ARL, y qué pasos seguir para una gestión eficiente.
✳️ ¿Qué son las incapacidades laborales?
Las incapacidades laborales son periodos en los cuales un trabajador no puede desempeñar sus funciones habituales debido a una enfermedad, accidente o condición médica, y por lo tanto está amparado por la normatividad para recibir prestaciones económicas durante ese tiempo.
Estas prestaciones —pagadas al trabajador— deben ser reconocidas por el empleador y/o por la EPS o ARL, dependiendo de la causa de la incapacidad.
💡 Tipos de incapacidades en Colombia
En Colombia se reconocen principalmente:
- Incapacidades por enfermedad general:
Son aquellas que no están relacionadas con el trabajo. Las cubre la EPS. - Incapacidades por accidente de trabajo o enfermedad laboral:
Están relacionadas con el ejercicio de la labor y las cubre la ARL. - Incapacidades por maternidad y paternidad:
Reglamentadas aparte según la normatividad laboral.
🧮 ¿Cómo se calcula el valor de una incapacidad con el nuevo salario mínimo 2026?
Con el Salario Mínimo Legal Mensual Vigente (SMLMV) 2026 en $1.750.905, es importante saber cómo identificar el valor diario y, por ende, el valor total de la incapacidad.
📊 Paso 1: Determinar el salario diario
Para calcular una incapacidad, se toma como base el salario diario del trabajador:
👉 Salario diario = Salario mensual / 30 días
En 2026:
- Salario mínimo mensual: $1.750.905
- Salario diario: $58.363.5
🏥 ¿Cuánto paga la EPS o la ARL por incapacidad?
⦿ Incapacidades por enfermedad general
- La EPS reconoce el valor de la incapacidad si el trabajador presenta un certificado válido.
- El pago cubre hasta el 100 % del salario básico, calculado según el salario diario.
En este caso, con el salario mínimo 2026:
👉 Valor diario de incapacidad: $58.363
👉 Valor semanal (7 días): $408.545
👉 Valor mensual (30 días de incapacidad): $1.750.905
⦿ Incapacidades por accidente o enfermedad laboral
- La ARL cubre el valor de la incapacidad si está relacionada con el trabajo.
- El monto es equivalente al salario, calculado de forma similar.
👉 El pago se realiza directamente por la ARL después de reconocer la condición.
📌 ¿Cómo recuperar cartera por incapacidades?
La expresión “recuperar cartera” se refiere a que la empresa reclame los pagos de incapacidades ejecutados por la EPS o la ARL, de modo que no quede como un gasto no recuperable en su contabilidad.
🧾 Paso 1: Validar si la incapacidad fue registrada y aprobada
Antes de reclamar cualquier valor:
✔ Verifica que el trabajador haya presentado el certificado de incapacidad
✔ Chequea que la EPS o ARL haya cargado la incapacidad correctamente en su sistema
✔ Asegura que el período de incapacidad esté dentro de plazos válidos
📑 Paso 2: Calcular el valor exacto de la incapacidad
Usando el salario mínimo de 2026 como base:
- Días de incapacidad × Salario diario
- Ajustar si existieron cambios salariales durante el periodo
- Considerar si aplica auxilio de transporte u otros pagos (en algunos casos)
Ejemplo:
- 10 días de incapacidad por enfermedad general
- Valor por día: $58.363,5
- Total incapacidad: $583.635
Este sería el monto reclamable a la EPS.
📤 Paso 3: Solicitar la recuperación ante la EPS o ARL
Para hacer efectiva la recuperación, debes:
- Enviar una comunicación formal a la EPS o ARL con:
- Copia del certificado de incapacidad
- Cédula del trabajador
- Soportes de pago hechos por la empresa (si aplica)
- Cualquier otro documento que respalde el reclamo
- Esperar el proceso de revisión interno en la entidad administradora
- Monitorear el estado del trámite y asegurar que responden dentro de los plazos establecidos
🧾 Paso 4: Registrar la recuperación en contabilidad
Si la EPS o ARL aprueba el reclamo y reconoce el valor:
- Registra el ingreso por recuperación de incapacidades
- Ajusta las cuentas donde se registró el gasto inicial
- Asegura que la contabilidad refleje el movimiento de forma clara
Este proceso permite que la empresa no cargue el costo de incapacidades como un gasto definitivo, y lo recupere como ingreso o abono.
📌 Consejos para una gestión de cartera eficiente
✔ Mantén un registro ordenado de todas las incapacidades presentadas por tus trabajadores
✔ Solicita y guarda los certificados médicos oficiales
✔ Controla fechas y plazos de notificación
✔ Lleva una carpeta digital y física de soportes
✔ Realiza seguimiento mensual a EPS y ARL sobre incapacidades pendientes
💡 ¿Qué pasa si la EPS o ARL niega el reconocimiento?
En caso de negación:
- Solicita una explicación técnica por escrito
- Presenta nuevos soportes si es necesario
- Evalúa con tu área contable o jurídica la posibilidad de un reclamo formal más alto
- Asegura que cualquier decisión quede debidamente registrada
📊 Impacto del nuevo salario mínimo 2026 en las incapacidades
Con el aumento del salario mínimo:
- El valor diario de incapacidad sube proporcionalmente
- Las empresas deben ajustar sus cálculos internos
- La gestión de cartera requiere actualizaciones contables y operativas
Esto implica que el valor de recuperación por incapacidades también se incrementa, lo que hace más importante tener un procedimiento de reclamo bien estructurado.
La recuperación de cartera por incapacidades en 2026 exige:
✔ Conocer y aplicar correctamente el salario mínimo vigente
✔ Calcular el valor de incapacidad con fundamento
✔ Presentar el reclamo de forma estructurada ante EPS o ARL
✔ Registrar y ajustar contablemente los ingresos recuperados
La correcta gestión no solo mejora el flujo de caja de la empresa, sino que también reduce el riesgo de pérdidas imprevistas por incapacidades mal reclamadas.
En Zolutti te acompañamos para que tus procesos administrativos sean eficientes, claros y alineados con la legislación vigente.
