La gestión de incapacidades en Colombia no es solo un proceso administrativo: es un sistema complejo que involucra normas, plazos estrictos, entidades diferentes y pasos que deben ejecutarse con precisión.
Aun así, la mayoría de empresas confunden tres conceptos que cambian por completo la recuperación del dinero: radicación, cobro y recobro.

Entender estas diferencias es la clave para evitar pérdidas económicas, reprocesos, pagos incompletos e incapacidades vencidas. A continuación te damos la explicación más completa que existe, desde un enfoque técnico pero fácil de entender.

1. ¿Qué es la radicación de incapacidades?

La radicación es la etapa inicial del proceso, donde el empleador entrega formalmente a la EPS o ARL todos los documentos necesarios para solicitar el reconocimiento de la incapacidad.

Es el paso que “abre el caso”.

✔ ¿Qué se radica exactamente?

• Incapacidad médica original o historia clínica (según el caso).
• Documento que identifica al trabajador.
• Soportes adicionales requeridos (según diagnóstico o entidad).
• Certificación laboral.
• Relación detallada de nómina (si aplica).
• Comprobantes previos si es una prórroga.

✔ ¿Cuáles entidades reciben la radicación según el tipo de incapacidad?

• EPS → Enfermedad general o enfermedad común.
• ARL → Accidente laboral o enfermedad laboral.
• AFP (Fondos de Pensiones) → Incapacidades superiores a 540 días.

✔ Plazos legales clave

• Las incapacidades deben radicarse máximo dentro de los 15 días hábiles posteriores a su expedición (varía por EPS).
• La entidad tiene entre 15 y 30 días hábiles para responder (según la ley y cada EPS/ARL).

✔ ¿Qué errores hacen que rechacen una radicación?

• Incapacidad ilegible o sin código.
• Diagnóstico no coincide con la historia clínica.
• Fechas cruzadas entre prórrogas.
• Remitir al ente equivocado (por ejemplo, enviar un accidente laboral a EPS en vez de ARL).
• Documentos incompletos.
• Afiliaciones inconsistentes.
  

Sin una radicación impecable, el empleador corre el riesgo de perder el derecho al pago.

2. ¿Qué es el cobro de incapacidades?

Después de radicar, viene el cobro, que es el proceso de seguimiento, aprobación y pago.

Aquí es donde muchas empresas se quedan “esperando”, creyendo que la EPS pagará sola.
No es así.

✔ El cobro incluye:

• Verificar que la radicación haya sido aceptada.
• Confirmar si la incapacidad fue aprobada, negada o está en auditoría.
• Gestionar correcciones cuando la entidad lo solicite.
• Exigir el pago cuando está aprobada.
• Validar fechas de giro, valores y soportes.
• Conciliar lo pagado vs lo esperado.

✔ ¿Por qué esta etapa es crítica?

Porque muchas EPS “congelan” el trámite si no hay seguimiento.
Se han visto casos donde una incapacidad queda meses sin ser procesada simplemente porque nadie preguntó por su estado.

✔ Tiempos normales de pago

• EPS: entre 30 y 90 días después de la aprobación.
• ARL: usualmente entre 15 y 45 días.
• AFP: tiempos más amplios, entre 60 y 120 días.

✔ Errores típicos que afectan el cobro

• No responder a la EPS cuando pide aclaraciones.
• No hacer seguimiento a incapacidades con prórrogas.
• No conciliar pagos vs nómina.
• No revisar si la incapacidad quedó aprobada parcialmente.

3. ¿Qué es el recobro de incapacidades?

El recobro es el paso que más desconocen las empresas.
Ocurre cuando ya se radicó, ya se cobró, pero NO han pagado o pagaron mal.

Es recuperar dinero retenido, pendiente o perdido en el proceso.

En palabras simples:
Recobrar es cobrar de nuevo lo que ya debieron haber pagado.

✔ ¿Cuándo aplica un recobro?

• La EPS aprobó la incapacidad, pero no la pagó.
• Pagó solo una parte.
• El pago se venció (superó los tiempos máximos).
• La EPS pidió documentos después del proceso y nadie los envió.
• La incapacidad quedó archivada o “en pausa”.
• La EPS argumenta inconsistencias que pueden resolverse.
• El empleador pagó al trabajador, pero la EPS nunca giró esos valores.

✔ ¿Qué se hace en un recobro?

• Auditoría completa del expediente de cada incapacidad.
• Verificación de valores, fechas, estados y radicaciones.
• Solicitud formal de repago.
• Aportes adicionales de documentos.
• Aclaraciones legales.
• Conciliación final de cartera.
• Seguimiento hasta recibir el giro.

✔ ¿Qué tan grave puede ser no hacer recobros?

Las empresas pueden perder:

• Meses de incapacidades acumuladas.
• Millones en pagos que nunca fueron devueltos.
• Beneficios contables y tributarios.
• Flujo de caja.

El recobro es la última línea de defensa financiera.

4. Comparación completa entre Radicación, Cobro y Recobro

5. ¿Por qué las empresas pierden dinero en incapacidades?

• No conocen cada etapa del proceso.
• No hacen seguimiento.
• No verifican prórrogas.
• Envían documentos incompletos.
• No gestionan recobros.
• No tienen políticas internas para incapacidades.
• No cuentan con un sistema que controle los días y pagos.

6. ¿Cómo evita esto Zolutti?

Zolutti aplica una gestión integral basada en:

• Auditoría especializada de documentos.
• Radicación en tiempos óptimos.
• Seguimiento diario a cada trámite.
• Recobros avanzados para recuperar valores “perdidos”.
• Conciliación final contra nómina.
• Reportes claros para el empleador.
• Recuperación histórica de incapacidades no pagadas.

Resultado: las empresas dejan de perder dinero y recuperan lo que les corresponde.

7. Preguntas frecuentes

✔ ¿Quién paga la incapacidad: EPS, ARL o empresa?

• Día 1–2: pago empleador.
• Día 3–180 enfermedad común: EPS.
• Accidente laboral: ARL desde el día 1.
• +540 días: Fondo de pensiones.

✔ ¿Qué pasa si la EPS rechaza una radicación?

Debe corregirse y enviarse nuevamente, pero el tiempo corre, lo que puede causar pérdida del derecho al pago.

✔ ¿Qué pasa si no hago recobro?

La incapacidad queda archivada sin pago.
Se pierde el dinero.

✔ ¿Puedo recobrar incapacidades viejas?

Sí. En la mayoría de casos, hasta 3 años atrás.