¿Su empresa ha pagado incapacidades a sus empleados y no sabe cómo recuperar ese dinero ante la EPS? Es una situación más común de lo que parece. Muchos empresarios colombianos desconocen que tienen derecho a cobrarle a la EPS las incapacidades que asumieron directamente desde la nómina, y terminan perdiendo recursos que legalmente les corresponden. En este artículo le explicamos, paso a paso y sin tecnicismos, cómo funciona el proceso de recobro de incapacidades en Colombia para que su empresa no deje ir ni un solo peso.
¿Qué son las incapacidades y quién debe pagarlas?
🏥 Una incapacidad laboral es el reconocimiento económico que recibe un trabajador cuando no puede desempeñar sus funciones por enfermedad general o accidente. En Colombia, este reconocimiento está regulado principalmente por el Decreto 1333 de 2018 y el Decreto 780 de 2016, que hacen parte del marco normativo del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
💼 Ahora bien, ¿quién paga esa incapacidad? Aquí está la clave que muchos empresarios pasan por alto. Durante los primeros dos días de incapacidad por enfermedad general, la obligación de pago recae sobre el empleador. A partir del tercer día y hasta el día 180, quien debe reconocer la prestación económica es la EPS a la que esté afiliado el trabajador.
⚖️ Sin embargo, en la práctica, muchas empresas asumen el pago completo desde el primer día para no afectar el salario del empleado, y luego buscan el reembolso ante la EPS. Esto es completamente válido y está respaldado por la normativa vigente, pero requiere seguir un proceso específico de radicación que, si no se hace bien, puede resultar en rechazos o demoras injustificadas.
✅ Es importante entender también que las incapacidades superiores a 180 días pasan a ser responsabilidad de la AFP (Administradora de Fondos de Pensiones) bajo la figura de incapacidad prolongada, y las derivadas de accidentes de trabajo o enfermedades laborales son cubiertas por la ARL. Identificar correctamente el origen de la incapacidad es el primer paso para saber a quién cobrarle.
Cuándo le corresponde pagar a la EPS o a la ARL
🏥 La EPS es responsable de las incapacidades originadas en enfermedad general o accidente no laboral. Esto incluye desde un resfriado severo hasta una cirugía programada. El trabajador debe estar correctamente afiliado y la empresa debe estar al día en el pago de los aportes a seguridad social para que el recobro proceda sin inconvenientes.
⚠️ Alerta normativa: Según el artículo 23 del Decreto 1333 de 2018, si la empresa tiene mora en el pago de las cotizaciones al momento de generarse la incapacidad, la EPS puede negar el reconocimiento de la prestación económica. Mantenerse al día en aportes no es solo una obligación legal, es también una condición para poder recuperar su dinero.
💼 Por otro lado, si la incapacidad tiene origen en un accidente de trabajo o una enfermedad profesional, quien debe reconocer y pagar es la ARL. En estos casos, el proceso de recobro cambia completamente: se radica ante la aseguradora de riesgos laborales y los tiempos y documentos requeridos son diferentes.
💡 Un error frecuente en las empresas es asumir que toda incapacidad va a la EPS. Si un trabajador sufre un accidente dentro de las instalaciones o en cumplimiento de sus funciones, debe activarse de inmediato el protocolo de reporte de accidente de trabajo ante la ARL. No hacerlo a tiempo puede generar pérdida del derecho al recobro y sanciones adicionales para el empleador.
Documentos que necesita para radicar el recobro
📋 Para cobrarle a la EPS las incapacidades que su empresa pagó, necesita reunir un conjunto de documentos específicos. Aunque cada EPS puede tener formatos propios, los documentos base son los siguientes:
- ✅ Certificado de incapacidad expedido por el médico tratante de la EPS (no sirve una incapacidad de médico particular sin aval de la EPS).
- ✅ Comprobante de pago de nómina donde conste que la empresa efectivamente pagó el valor de la incapacidad al trabajador.
- ✅ Planillas de pago de seguridad social (PILA) del período en que se generó la incapacidad, demostrando que los aportes estaban al día.
- ✅ Formulario de recobro de la EPS correspondiente, debidamente diligenciado.
- ✅ Carta de recobro firmada por el representante legal de la empresa, especificando el valor a recuperar.
- ✅ Copia del contrato de trabajo o documento que acredite la relación laboral vigente.
⚠️ Tenga presente que la Circular Externa 011 de 2021 de la Superintendencia Nacional de Salud refuerza las obligaciones de las EPS frente a los tiempos de respuesta en solicitudes de recobro. Si la EPS no responde dentro de los términos establecidos, usted puede interponer una queja formal ante la Supersalud.
💡 Le recomendamos organizar estos documentos en un expediente digital por cada trabajador y por cada incapacidad. Esto agiliza enormemente el proceso y reduce el riesgo de pérdida de información en futuros trámites.
Pasos para cobrarle a la EPS las incapacidades
⚖️ Cobrarle a la EPS las incapacidades que pagó su empresa no es complicado si sigue el proceso correcto. Aquí le presentamos los pasos clave:
- Verifique el origen de la incapacidad: Confirme que se trata de enfermedad general (EPS) y no de origen laboral (ARL).
- Reúna los documentos requeridos: Use la lista del apartado anterior como guía base y consulte los requisitos específicos de su EPS.
- Diligencie el formulario de recobro: Descárguelo directamente del portal web de la EPS o solicítelo en sus oficinas. Asegúrese de que los datos del trabajador, fechas y valores coincidan exactamente con los soportes.
- Radique el recobro dentro de los términos: El recobro debe presentarse dentro del año siguiente a la fecha en que se generó la incapacidad. Hacerlo fuera de ese plazo puede resultar en el rechazo automático de la solicitud.
- Conserve el número de radicado: Una vez presentada la solicitud, guarde el comprobante de radicación. Es su única prueba de que el trámite fue iniciado.
- Haga seguimiento periódico: Contáctese con la EPS cada 15 o 20 días para verificar el estado del proceso. Las EPS tienen plazos definidos para responder, y el seguimiento activo acelera la resolución.
- Ante un rechazo, interponga recurso: Si la EPS rechaza el recobro, tiene derecho a presentar recurso de reposición y, si es necesario, acudir a la Superintendencia Nacional de Salud.
💡 Algunas EPS cuentan con canales virtuales para radicar recobros. Aproveche estas herramientas para tener trazabilidad completa del proceso y evitar pérdidas de documentos físicos.
Errores frecuentes que retrasan el pago del recobro
⚠️ Muchas empresas pierden tiempo y dinero por errores que son completamente evitables. Estos son los más comunes que vemos en nuestra práctica en Zolutti:
1. Radicar incapacidades sin el aval de la EPS: Una incapacidad expedida por un médico particular o de una clínica privada no tiene validez para el recobro si no fue validada por el médico de la EPS. Siempre exija que el certificado lleve el sello y firma de la institución de la EPS.
2. Presentar planillas PILA con mora: Como mencionamos antes, si hay mora en los aportes, la EPS tiene fundamento legal para rechazar el recobro. Revise el estado de sus obligaciones antes de radicar cualquier solicitud.
3. No radicar a tiempo: El plazo de un año es perentorio. Muchas áreas de nómina acumulan incapacidades y las radican en bloque meses después, arriesgando el vencimiento del término para algunas de ellas.
💼 4. Errores en los valores liquidados: El valor de la incapacidad debe calcularse correctamente sobre el Ingreso Base de Cotización (IBC) del trabajador. Si el valor reportado en el recobro no coincide con el IBC de las planillas PILA, la EPS rechazará la solicitud o pagará un valor inferior al que corresponde.
Cobrarle a la EPS las incapacidades que asumió su empresa es un derecho legítimo que muchos empleadores desaprovechan por desconocimiento o por errores en el proceso. En Zolutti, acompañamos a empresas colombianas y extranjeras en la gestión integral de sus obligaciones de seguridad social, incluyendo el recobro de incapacidades ante EPS y ARL. Si quiere recuperar esos recursos sin complicaciones y con el respaldo de expertos en seguridad social, contáctenos hoy mismo y le ayudamos a estructurar su proceso de principio a fin. 🏥⚖️💼
